Handbuch:

Einrichten des Mailing Tools – SMTP, SPF, DKIM und der Blacklist Status

OSG Büro

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Im Zusammenhang mit eMail Marketing hört man oft die Worte SPF sowie DKIM. Beides sind essenzielle Einstellungen um einen reibungslosen eMail versand zu gewährleisten. In diesem Video beschreiben wir Ihnen, welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, damit Sie das Mailing Tool der Performance Suite einrichten können.

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Video-Link: https://vimeo.com/351195644

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SMTP

Um zu verstehen, was ein SPF Record ist und wie er gesetzt wird, muss grundsätzlich zuerst SMTP erklärt werden. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist einfach gesagt, nichts anderes, als ein Kommunikationsprotokoll zur Übertragung von E-Mails. Mithilfe dieses Protokolls lassen sich E-Mails senden und empfangen. Da aber auch die Möglichkeiten des SMTPs begrenzt sind, wird SMTP in der Regel nur für den E-Mail Versand genutzt.

Weiter Infos und Hintergründe zu SMTP finden Sie auch in unserem Online Marketing Glossar.

Wichtig

Da die E-Mails in unserem Newsletter Tool über Ihren SMTP Server versendet werden, benötigen wir Informationen über Ihren SMTP Server (Name/IP, Username und Passwort). Die Daten über den SMTP Server erhalten Sie von Ihrem Hostingpartner oder Ihrer IT-Abteilung. Sobald Sie die Daten des Hosts und Ports erlangt haben, tragen Sie diese in der OSG Performance Suite unter Einstellungen –> Mailing Tools in die vorhergesehenen Textfelder ein. Ein Weg die Eingabe zu testen ist mithilfe kostenloser SMTP Online-Tools wie SMTPer. Solang der Testversand fehlschlägt, können keine Mailings verschickt werden.

SPF

Eines der großen Nachteile und Probleme von SMTP ist das Vortäuschen falscher Absenderadressen (sog. Spoofing). Hierzu etablierte sich ein weiterer Standard der SMTP etwas absichert. Das sogenannte Sender Policy Framework (kurz: SPF) ist ein Verfahren mithilfe dessen das Vortäuschen falscher Absenderadressen verhindert werden kann. Es ermöglicht dem Empfänger-eMail Server zu prüfen ob der Absender eMail Server als die Domain versenden darf für die er sich ausgibt. Dies geschieht mittels eines SPF-Records (SPF Eintrag) welcher als Text-Eintrag im DNS hinterlegt wird. Dieser Eintrag definiert ebenfalls was der Empfänger machen soll mit Nachrichten von Absenden die nicht im SPF-Eintrag vorhanden sind. Er ist ein essenzieller Bestandteil im eMail Marketing und muss unbedingt berücksichtigt werden, gerade wenn Drittanbieter in Ihrem Namen eMail Nachrichten versenden.

Auf der Website: MxToolbox kann geprüft werden ob ein SPF Eintrag vorhanden ist. Sofern kein Eintrag existiert empfieht es sich diesen entsprechend anzulegen.

Ein einfacher SPF Eintrag für die IP Adresse 20.10.20.10 sieht wie folgt aus:

v=spf1 ip4:20.10.20.10 ~all

Bitte stellen Sie sicher das die Angaben im SPF Eintrag zu jederzeit korrekt sind. Sollten Sie einen Server zum Mail-Versand nutzen der nicht im Eintrag hinterlegt ist kann es zu Problemen beim Empfangen Ihrer Nachrichten kommen.

DKIM

Zusätzlich zum SPF-Eintrag lässt sich ber DKIM sicherstellen dass Ihre eMails beim Empfänger ohne Probleme ankommen.

Doch was genau bedeutet DKIM? DKIM steht für Domain Keys Identified Mail und ist eine Art Signatur (digitaler Stempel). Durch DKIM wird E-Mails eine sichere Signatur hinzugefügt, welche nur der eigenen Domain zugeordnet werden kann.

Der konkrete Ablauf sieht dabei folgendermaßen aus. Sobald eine E-Mail versendet wird, wird dem Header der E-Mail eine sogenannte DKIM-Signatur hinzugefügt. Wenn der Empfänger die E-Mail erhält, fragt dessen Server automatisch den öffentlichen Schlüssel ab, welcher per TXT-Resource Record in der DNS-Zone der Domain veröffentlicht wurde. So wird erkannt, ob die Signatur korrekt ist oder nicht.

Zusatzinfo

Der DKIM Selektor stellt nichts anderes als den Namen des DKIM Schlüssels dar. In der Regel verwendet man hier den Namen “default”, prinzipiell darf der Name aber frei gewählt werden, insofern auf Sonderzeichen und Umlaute verzichtet wird und nur einmalig vergeben wurde.

Testen, ob die Mails auch wirklich DKIM verwenden, lässt sich ganz einfach mithilfe von Gmail. Man öffnet einfach die ankommende E-Mail klickt auf “Show Original Message” und schaut sich die Optionen an. Wenn folgende Meldung unter dem Punkt DKIM steht, ist der Versand korrekt:

DKIM: DKIM passed: (address=$sender_address domain=$dkim_cur_signer), signature is good.

 

DKIM Passed _ Beispiel

www.google.com

 

Fehlermeldungen können wie folgt aussehen:

DKIM: DKIM passed: $dkim_cur_signer ($dkim_verify_status), but signature is invalid

DKIM: DKIM failed: (address=$sender_address domain=$dkim_cur_signer), signature is bad.

Auch bei Microsoft Outlook kann man dies ganz einfach unter den Eigenschaften unter Internetkopfzeile ablesen.

Einrichtung DKIM Versand:

Nachdem erklärt wurde, wie der DKIM funktioniert und was er eigentlich bedeutet, soll es nun darum gehen ihn einzurichten. Dies ist in verschiedene Schritte eingeteilt.

1. Zuerst müssen Sie zwei Schlüssel erstellen. Einen Private Key und einen Public Key. Diese Schlüssel erstellen Sie ganz einfach mit dem Programm OpenSSL. Noch einfacher ist das Erstellen dieser zwei Keys mit dem Online Tool DKIMCore. Hier geben Sie einfach Ihre URL ein und erhalten sowohl Public Key, als auch Private Key.

2. Anschließend speichern Sie die Dateien auf Ihrem Mailserver.

3. Zum Schluss muss der Public Key den Sie zuvor erstellt haben noch in Ihren DNS Einstellungen hinterlegt werden und der Private Key in der PS unter den Einstellungen hochgeladen werden.

Wichtig

Anschließend hinterlegen Sie die Daten zu DKIM in der Performance Suite unter Einstellungen –> Mailing Tool, sodass einem sicheren Versand nichts mehr im Wege steht.

Der Blacklist Status in der Performance Suite

Da viele Provider den Service der Kunden hochhalten wollen, gibt es immer häufiger die sogenannten Blacklists. Diese sollen den Nutzer vor Spam Mails oder diverser Werbung schützen und sind auf IP-Adressen von E-Mail-Adressen ausgelegt, die ein verdächtiges Verhalten aufweisen. Die meisten Provider erstellen dafür eigene Blacklists oder integrieren externe, um den Schutz vor Spam, Werbung und Schadsoftware zu gewährleisten. Wenn eine IP-Adresse auf eine Blacklist gesetzt wurde, können die diversen E-Mails nicht mehr zugestellt werden. Die verschickten Mails kommen daher nicht mehr bei dem Empfänger an und landen weder im Posteingang, noch im Spam-Ordner.

In der OSG Performance Suite gibt es ab sofort einen Blacklist Status. Dieser ist dafür da, dass die Nutzer des Tools sehen können, ob die eigene IP-Adresse auf einer Blacklist steht.

PS Handbuch

Copyright © Screenshot/OSG Performance Suite

Wenn Sie auf den Reiter Blacklist Status (roter Kasten klicken), können Sie sehen, ob Ihr SMTP oder Ihre Domain auf einer beliebigen Blacklist stehen. Sollte das der Fall sein, sollten Sie weitere Mailings erst versenden, wenn Sie von der Blacklist gelöscht wurden. Außerdem sollten Sie prüfen, wieso Sie überhaupt auf die Blacklist gekommen sind. Für einen korrekten Blacklist-Check müssen Sie auf jeden Fall in den Einstellungen die korrekten Daten gepflegt haben. Hierzu zählen unter anderem Ihre verwendeten IPs. Diese können Sie von Ihrem Hoster erfahren. Größere Hoster haben meistens mehrere Versende-Server und somit auch mehrere IPs.

Blacklist Status

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