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Action Plan

Was ist ein Action Plan?

Ein Action Plan ist eine detaillierte Ausarbeitung darüber, welche Schritte nötig sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen oder um eine strategische Vision umzusetzen. Auf Deutsch findet auch die Bezeichnung Aktionsplan Verwendung. Es handelt sich um einen strukturierten Arbeitsplan, der auf ein konkretes Ziel ausgerichtet ist.

Wozu dient ein Action Plan?

Ein Action Plan dient dazu, alle Ressourcen zu identifizieren, die für die Zielerreichung gebraucht werden. Gleichzeitig kann er für die Priorisierung des Ressourceneinsatzes genutzt werden. Er unterstützt bei der Festlegung der zeitlichen Abfolge der einzelnen Aufgaben und bei der Planung von Meilensteinen. Zu diesen Zeitpunkten müssen bestimmte Aufgaben erfolgreich abgeschlossen sein, um den Gesamtfortschritt nicht zu behindern.

Im Bereich des klassischen Projektmanagements werden Aktionspläne von Projektmanagern genutzt, um ein Großprojekt auf mehrere Teilziele herunterzubrechen. Die Aufteilung und Detaillierung in kleinere Arbeitspakete reduziert die Komplexität und erhöht die Transparenz. Überschaubare Teilprojekte sind besser steuerbar als ein Gesamtprojekt. Auch in Scrum-Projekten oder im Bereich der agilen Softwareentwicklung können die Entwicklungsteams ihre Aufgaben über Action Pläne strukturieren.

Welche Vorteile bringt ein Action Plan?

Mehrere Gründe sprechen dafür, sich mit den notwendigen Maßnahmen für die Erreichung von gesteckten Zielen auseinanderzusetzen, einzelne Arbeitsschritte herauszuarbeiten und sie detailliert in einem Action Plan schriftlich festzuhalten. Unternehmen steigern ihre Glaubwürdigkeit und demonstrieren ihre Entschlossenheit, ein Ziel zu erreichen, wenn sie ihre Strategie in ein konkretes Vorgehen überführen. Sowohl für die Unternehmensangehörigen wie auch für externe Adressaten wird dadurch nachvollziehbar, wie der Weg bis zur Zielerreichung aussieht.

Die Organisation stellt über einen Action Plan sicher, keine relevanten Details ausgelassen und keine Hindernisse übersehen zu haben. Die genaue Ausarbeitung legt offen, was erreicht werden kann und welche Ziele mit dem aktuellen Setup außerhalb des erreichbaren Spektrums liegen. Gleichzeitig ergeben sich aus dem Action Plan Hinweise, was zu tun ist, um den Zielradius zu vergrößern. Ein Aktionsplan legt präzise Verantwortlichkeiten für die Gesamtzielerreichung und einzelne Arbeitspakete fest und steigert die Effizienz, da sich nach der Planerstellungsphase alle auf die Abarbeitung der definierten Arbeitspakete konzentrieren können.

Auch bei sehr langfristigen Vorhaben wird das endgültige Ziel nie aus dem Fokus verloren. Im Verlauf der Ausführung der festgelegten Schritte dienen die definierten Meilensteine zur Überprüfung, ob sich der Gesamtplan auf Zielkurs befindet. Jede erreichte Zwischenstufe kann für einen Zwischencheck genutzt werden, um zu überprüfen, ob sich zwischenzeitlich neue Erkenntnisse ergeben haben, die das weitere Vorgehen beeinflussen und eine Anpassung des Action Plans erfordern. Für alle an der Umsetzung einer Strategievision Beteiligten stellt der gemeinsame Action Plan ein verbindendes Glied dar. Der Plan weist jedem eine individuelle Rolle zu und verdeutlicht den Ergebnisbeitrag jedes Einzelnen.

Wie wird ein Action Plan erstellt?

Um einen Action Plan aufzustellen, muss zunächst genau bestimmt werden, welches Ziel mit dem Plan verfolgt wird. Im Anschluss sind die spezifischen Rollen festzulegen, die den Plan umsetzen werden. Ihnen muss eine ausreichende Einarbeitungs- und Bearbeitungszeit zur Verfügung stehen und sie sind mit allen nötigen Ressourcen auszustatten. In der nächsten Phase analysieren die an der Planerstellung Beteiligten den Zeithorizont und setzen Meilensteine. Treffen sie auf inhaltliche Konflikte oder andere Hindernisse, überarbeiten sie den Plan dementsprechend.

Formale Anforderungen an die einzelnen Arbeitspakete

Jeder einzelne Schritt eines Action Plans besteht aus einem Arbeitspaket und enthält folgende Informationen:

  • welche konkreten Arbeiten zu diesem Arbeitspaket gehören
  • wer das Arbeitspaket ausführt und wer dafür verantwortlich ist
  • Angaben über den Zeitraum, den das Arbeitspaket in Anspruch nimmt, und den Zeitpunkt, bis wann es fertiggestellt sein wird
  • welche Ressourcen (finanzielle Mittel, Personal, spezielle Ausstattung, Vorarbeiten aus anderen Arbeitspaketen, …) wann für das Arbeitspaket gebraucht werden
  • wer zu welchem Zeitpunkt welche Informationen benötigt und wie die Kommunikation erfolgt

Kriterien für die Beurteilung eines Action Plans

Einen guten Action Plan zeichnet seine Vollständigkeit aus, d. h. er enthält sämtliche Einzelschritte für alle relevanten Organisationsbereiche. Weiter kennzeichnet ihn Klarheit, da aus ihm eindeutig hervorgeht, wer bis wann welche Tätigkeit ausführt. Drittes Merkmal eines durchdachten Aktionsplans ist seine Aktualität. Er bezieht sich nicht nur auf den aktuellen Status, sondern berücksichtigt auch neu entstehende Chancen und plötzlich auftauchende Risiken. Daher bleibt ein Action Plan immer “work in progress”.

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