E-Procurement

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Was ist E-Procurement?

Der Begriff “E-Procurement” ist eine Abkürzung des Terminus “Electronic Procurement” und bedeutet auf Deutsch so viel wie “elektronische Beschaffung”. Dabei bezeichnet er den Einkauf von Dienstleistungen und Waren mithilfe elektronischer Systeme, meist über digitale Netzwerke wie das Internet. Grundsätzlich handelt es sich beim E-Procurement um eine feste Komponente des E-Commerce und dementsprechend einen Bestandteil des E-Business. Das E-Procurement kombiniert die klassische Beschaffung mit modernen Kommunikationsmitteln bzw. -techniken. Alle mit der elektronischen Beschaffung zusammenhängenden Vorgänge und Prozesse – von der Verwaltung bis hin zur Abwicklung – werden ebenfalls digital bzw. elektronisch vollzogen. Das elektronische Abwickeln der Aufträge wird als E-Fulfillment bezeichnet.

Das E-Procurement bringt diverse Vorteile mit sich, die sich vor allem auf die Einsparung finanzieller und zeitlicher Ressourcen bei der Abwicklung von Bestellprozessen beziehen.
Durch E-Procurement-Systeme wird der innerbetriebliche Einkaufsprozess von Produkten unterstützt. Der Transfer elektronischer Prozess- und Produktdaten aus dem verwendeten System in das Verkaufssystem des Geschäftspartners, also des Kunden oder des Lieferanten, stellt dabei eine besondere Schwierigkeit dar. Diesbezüglich gilt es, unter Verwendung von definierten Protokollen und Formaten die Unternehmensgrenzen zu überbrücken. Entsprechend ist es, wenn alle Teilnehmer des E-Procurement-Prozesses einheitliche Standards verwenden.

Direkte und indirekte Güter in der elektronischen Beschaffung

In Bezug auf die elektronische Beschaffung wird zwischen direkten und indirekten Gütern differenziert. Dabei werden als direkte Güter diejenigen Vorleistungen und Handelswaren bezeichnet, die in die Eigenleistung direkt integriert werden. Unter dem Begriff “indirekte Güter” fasst man dagegen diejenigen Leistungen und Produkte zusammen, die ein Unternehmen benötigt, um den Betrieb aufrecht zu erhalten. Zu den indirekten Gütern zählen beispielsweise Verbrauchsmaterialien, Investitionsgüter und Unterhaltsbedarf.

Für den elektronischen Datenaustausch finden sich differente Systeme für den Einkauf direkter oder indirekter Güter. Beim Einkauf direkter Güter werden vorrangig speziell auf die Partnerunternehmen zugeschnittene EDI-Schnittstellen (Electronic Data Interchange) verwendet, die direkt an die ERP-Systeme der Betriebe angeschlossen sind. Dies kann darauf zurückgeführt werden, dass der Gütereinkauf meist durch langfristige Lieferantenbeziehungen sowie hohe Umsätze gekennzeichnet ist. Derartige Systeme weisen Formatstandards für Geschäftsdokumente auf, die von den Partnerunternehmen vorab festgelegt wurden. Im Allgemeinen dienen ERP-Systeme der Ablaufoptimierung innerhalb eines Unternehmens. Soll eine unternehmensübergreifende Abwicklung von Einkaufsprozessen stattfinden, kommen in der Regel spezifische E-Procurement Module zum Einsatz, da diese offene Standards unterstützen. Teils implementiert man entsprechende Systeme aber auch individuell. Damit die Partner sich miteinander vernetzen können.

Ziele & Voraussetzungen für den Einsatz von ERP-Systemen im E-Procurement

Um eine Bestellunterstützung durch ein ERP-System zu erhalten, ist es notwendig, dass die zu beschaffenden Leistungen und Güter im System angelegt sind. Hinzu kommt, dass sowohl das Anlegen als auch die Pflege der Materialstammdaten mit einem recht hohen Aufwand einhergehen. Aus diesem Grund erfolgt in vielen Unternehmen eine Begrenzung der Eingabe, sodass lediglich direkte Beschaffungsgüter in das ERP-System eingespeist werden.
Zahlreiche Unternehmen setzen zudem auf online basierte Desktop Purchasing Systeme, kurz DPS, in Bezug auf die Beschaffung von Verbrauchs- und Büromaterial. Auf diese Weise ermöglicht das Unternehmen den Mitarbeitern einen dezentralen Einkauf. Ziel ist es hierdurch Zeit und Kosten einzusparen. Voraussetzungen sind allerdings das Anlegen von Multilieferantenkatalogen sowie die Definition von Einkäuferrechten.

Die Grundtypen von E-Procurement

In Bezug auf E-Procurement-Systeme existieren differente Charakteristika, die eine Klassifizierung ermöglichen. Ein relevanter Faktor sind die Teilnehmer, da E-Procurement vorrangig im B2B-Bereich stattfindet. Von Bedeutung ist zudem die Art der durch das Beschaffungssystem georderten Güter. Und letztlich sind auch die Beziehungen zwischen den Partnern sowie die Kosten des elektronischen Beschaffungsprozesses von Belang.
Im Allgemeinen lassen sich aufgrund der genannten Aspekte drei unterschiedliche E-Procurement-Systeme unterscheiden:

Lieferantensysteme

Bei Lieferantensystemen, sogenannte “sell-side-Lösungen”, fungiert der Lieferant als Initiator. Entsprechend stellt er die für den elektronischen Bestellprozess notwendige Plattform bereit, sodass der Kunde die notwendigen direkten und indirekten Güter ordern kann. Der Lieferant bestimmt in diesem System neben der Warenverfügbarkeit auch die Preise.

Beschaffersysteme

Bei Beschaffersystemen, die auch unter dem Begriff “buy-side-Lösungen” bekannt sind, werden Preise, Abnahmemenge sowie die weiteren Konditionen vom Einkäufer definiert. Besteht ein Bedarf an direkten oder indirekten Gütern, kann dieser über das entsprechende E-Procure-System ausgeschrieben werden. Auf diese Ausschreibung können differente Zulieferer reagieren. Der Zuschlag für die Bereitstellung der Güter erfolgt abermals über das Beschaffersystem.

Die Vorteile von E-Procurement

Durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen werden gegenüber der traditionellen Beschaffung sowohl der Kosten-, als auch der Arbeits- und der Zeitaufwand minimiert. Positiv ist zudem, dass der Beschaffungsprozess von Produkten oder Materialien deutlich schneller geht. Für die beschaffenden Unternehmen ergibt sich darüber hinaus der Vorteil von weitaus mehr Vergleichsmöglichkeiten, und zwar sowohl in Bezug auf die Preise als auch auf die Lieferanten selbst. Wird eine neue Beschaffungsquelle aufgenommen, kann diese schnell und unkompliziert integriert werden. Und letztlich gestaltet sich der Einkauf von Waren deutlich flexibler, denn die jeweiligen Bezugsquellen sind online rund um die Uhr verfügbar.

De facto können aus den genannten Aspekten auch Wettbewerbsvorteile resultieren. Diese können von den Unternehmen direkt an die Kunden weitergegeben werden. Entsprechend profitieren auch Konsumenten vom E-Procurement, denn sie erhalten hierdurch günstigere Preise.
Die Vorteile des E-Procurement im Überblick:

• bessere Vergleichbarkeit der Lieferanten
• größere Markttransparenz
• Bedarfsbündelung sorgt für Preisvorteile und bessere Konditionen
• Einsparung finanzieller und zeitlicher Ressourcen durch Reduzierung des Arbeitsaufwands
• Senkung von Prozesskosten
• mehr zeitliche Ressourcen für strategische Tätigkeiten wie zum Beispiel die Auswahl der Lieferanten

Welchen Nutzen bietet E-Procurement für das Online-Marketing

Natürlich kommt der Optimierung von Prozessen auch im Online-Marketing eine große Bedeutung zu. Online-Shops, die auf die elektronische Warenbeschaffung setzen, können ihre Waren schneller einkaufen, sodass diese entsprechend auch schneller zum Verkauf stehen. Hinzu kommt, dass eine günstigere Warenbeschaffung den Online-Shops auch in Bezug auf die Preisgestaltung mehr Freiheit einräumt. Kann ein Anbieter niedrigere Preise offerieren, können diese gezielt beworben werden. So steigt nicht nur die Markenbekanntheit, sondern auch die Markenreichweite. Grundsätzlich können die Inhaber von Online-Shops durch die Implementierung eines Shop-CMS sowie eines ERP-Systems differente Prozesse automatisieren. Hierdurch kann man sowohl finanzielle als auch zeitliche Ressourcen einsparen, und diese wiederum für Werbezwecke oder Personal nutzen.