E-Procurement

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Was ist E-Procurement?

Der Begriff “E-Procurement” ist eine Abk├╝rzung des Terminus “Electronic Procurement” und bedeutet auf Deutsch so viel wie “elektronische Beschaffung”. Dabei bezeichnet er den Einkauf von Dienstleistungen und Waren mithilfe elektronischer Systeme, meist ├╝ber digitale Netzwerke wie das Internet. Grunds├Ątzlich handelt es sich beim E-Procurement um eine feste Komponente des E-Commerce und dementsprechend einen Bestandteil des E-Business. Das E-Procurement kombiniert die klassische Beschaffung mit modernen Kommunikationsmitteln bzw. -techniken. Alle mit der elektronischen Beschaffung zusammenh├Ąngenden Vorg├Ąnge und Prozesse ÔÇô von der Verwaltung bis hin zur Abwicklung ÔÇô werden ebenfalls digital bzw. elektronisch vollzogen. Das elektronische Abwickeln der Auftr├Ąge wird als E-Fulfillment bezeichnet.

Das E-Procurement bringt diverse Vorteile mit sich, die sich vor allem auf die Einsparung finanzieller und zeitlicher Ressourcen bei der Abwicklung von Bestellprozessen beziehen.
Durch E-Procurement-Systeme wird der innerbetriebliche Einkaufsprozess von Produkten unterst├╝tzt. Der Transfer elektronischer Prozess- und Produktdaten aus dem verwendeten System in das Verkaufssystem des Gesch├Ąftspartners, also des Kunden oder des Lieferanten, stellt dabei eine besondere Schwierigkeit dar. Diesbez├╝glich gilt es, unter Verwendung von definierten Protokollen und Formaten die Unternehmensgrenzen zu ├╝berbr├╝cken. Entsprechend ist es, wenn alle Teilnehmer des E-Procurement-Prozesses einheitliche Standards verwenden.

Direkte und indirekte G├╝ter in der elektronischen Beschaffung

In Bezug auf die elektronische Beschaffung wird zwischen direkten und indirekten G├╝tern differenziert. Dabei werden als direkte G├╝ter diejenigen Vorleistungen und Handelswaren bezeichnet, die in die Eigenleistung direkt integriert werden. Unter dem Begriff “indirekte G├╝ter” fasst man dagegen diejenigen Leistungen und Produkte zusammen, die ein Unternehmen ben├Âtigt, um den Betrieb aufrecht zu erhalten. Zu den indirekten G├╝tern z├Ąhlen beispielsweise Verbrauchsmaterialien, Investitionsg├╝ter und Unterhaltsbedarf.

F├╝r den elektronischen Datenaustausch finden sich differente Systeme f├╝r den Einkauf direkter oder indirekter G├╝ter. Beim Einkauf direkter G├╝ter werden vorrangig speziell auf die Partnerunternehmen zugeschnittene EDI-Schnittstellen (Electronic Data Interchange) verwendet, die direkt an die ERP-Systeme der Betriebe angeschlossen sind. Dies kann darauf zur├╝ckgef├╝hrt werden, dass der G├╝tereinkauf meist durch langfristige Lieferantenbeziehungen sowie hohe Ums├Ątze gekennzeichnet ist. Derartige Systeme weisen Formatstandards f├╝r Gesch├Ąftsdokumente auf, die von den Partnerunternehmen vorab festgelegt wurden. Im Allgemeinen dienen ERP-Systeme der Ablaufoptimierung innerhalb eines Unternehmens. Soll eine unternehmens├╝bergreifende Abwicklung von Einkaufsprozessen stattfinden, kommen in der Regel spezifische E-Procurement Module zum Einsatz, da diese offene Standards unterst├╝tzen. Teils implementiert man entsprechende Systeme aber auch individuell. Damit die Partner sich miteinander vernetzen k├Ânnen.

Ziele & Voraussetzungen f├╝r den Einsatz von ERP-Systemen im E-Procurement

Um eine Bestellunterst├╝tzung durch ein ERP-System zu erhalten, ist es notwendig, dass die zu beschaffenden Leistungen und G├╝ter im System angelegt sind. Hinzu kommt, dass sowohl das Anlegen als auch die Pflege der Materialstammdaten mit einem recht hohen Aufwand einhergehen. Aus diesem Grund erfolgt in vielen Unternehmen eine Begrenzung der Eingabe, so dass lediglich direkte Beschaffungsg├╝ter in das ERP-System eingespeist werden.
Zahlreiche Unternehmen setzen zudem auf onlinebasierte Desktop Purchasing Systeme, kurz DPS, in Bezug auf die Beschaffung von Verbrauchs- und B├╝romaterial. Auf diese Weise erm├Âglicht das Unternehmen den Mitarbeitern einen┬ádezentralen Einkauf. Ziel ist es hierdurch Zeit und Kosten einzusparen. Voraussetzungen sind allerdings das Anlegen von Multilieferantenkatalogen sowie die Definition von Eink├Ąuferrechten.

Die Grundtypen von E-Procurement

In Bezug auf E-Procurement-Systeme existieren differente Charakteristika, die eien Klassifizierung erm├Âglichen. Ein relevanter Faktor sind die Teilnehmer, da E-Procurement vorrangig im B2B-Bereich stattfindet. Von Bedeutung ist zudem die Art der durch das Beschaffungssystem georderten G├╝ter. Und letztlich sind auch die Beziehungen zwischen den Partnern sowie die Kosten des elektronischen Beschaffungsprozesses von Belang.
Im Allgemeinen lassen sich aufgrund der genannten Aspekte drei unterschiedliche E-Procurement-Systeme unterscheiden:

Lieferantensysteme

Bei Lieferantensystemen, sogenannte “sell-side-L├Âsungen”, fungiert der Lieferant als Initiator. Entsprechend stellt er die f├╝r den elektronischen Bestellprozess notwendige Plattform bereit, so dass der Kunde die notwendigen direkten und indirekten G├╝ter ordern kann. Der Lieferant bestimmt in diesem System neben der Warenverf├╝gbarkeit auch die Preise.

Beschaffersysteme

Bei Beschaffersystemen, die auch unter dem Begriff “buy-side-L├Âsungen” bekannt sind, werden Preise, Abnahmemenge sowie die weiteren Konditionen vom Eink├Ąufer definiert. Besteht ein Bedarf an direkten oder indirekten G├╝tern, kann dieser ├╝ber das entsprechende E-Procure-System ausgeschrieben werden. Auf diese Ausschreibung k├Ânnen differente Zulieferer reagieren. Der Zuschlag f├╝r die Bereitstellung der G├╝ter erfolgt abermals ├╝ber das Beschaffersystem.

Marktpl├Ątze

Marktpl├Ątze sind sogenannte “many-to-many-L├Âsungen”, wobei sie eine Kombination aus Lieferanten- und Beschaffersystemen darstellen. W├Ąhrend die Hersteller die M├Âglichkeit besitzen, Waren anzubieten, verf├╝gen Abnehmer ├╝ber die Option, ihren Bedarf anzugeben. Die Regulation des Marktplatzes erfolgt in der Regel von einer dritten Partei. Als Beispiel f├╝r einen derartigen Marktplatz kann die Plattform “Alibaba” angef├╝hrt werden, welche sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich agiert.

Die Vorteile von E-Procurement

Durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen werden gegen├╝ber der traditionellen Beschaffung sowohl der Kosten-, als auch der Arbeits- und der Zeitaufwand minimiert. Positiv ist zudem, dass der Beschaffungsprozess von Produkten oder Materialen deutlich schneller geht. F├╝r die beschaffenden Unternehmen ergibt sich dar├╝ber hinaus der Vorteil von weitaus mehr Vergleichsm├Âglichkeiten, und zwar sowohl in Bezug auf die Preise als auch auf die Lieferanten selbst. Wird eine neue Beschaffungsquelle aufgenommen, kann diese schnell und unkompliziert integriert werden. Und letztlich gestaltet sich der Einkauf von Waren deutlich flexibler, denn die jeweiligen Bezugsquellen sind online rund um die Uhr verf├╝gbar.

De facto k├Ânnen aus den genannten Aspekten auch Wettbewerbsvorteile resultieren. Diese k├Ânnen von den Unternehmen direkt an die Kunden weitergegeben werden. Entsprechend profitieren auch Konsumenten vom E-Procurement, denn sie erhalten hierdurch g├╝nstigere Preise.
Die Vorteile des E-Procurement im ├ťberblick:

  • bessere Vergleichbarkeit der Lieferanten
  • gr├Â├čere Markttransparenz
  • Bedarfsb├╝ndelung sorgt f├╝r Preisvorteile und bessere Konditionen
  • Einsparung finanzieller und zeitlicher Ressourcen durch Reduzierung des Arbeitsaufwands
  • Senkung von Prozesskosten
  • mehr zeitliche Ressourcen f├╝r strategische T├Ątigkeiten wie zum Beispiel die Auswahl der Lieferanten

Welchen Nutzen bietet E-Procurement f├╝r das Online-Marketing

Nat├╝rlich kommt der Optimierung von Prozessen auch im Online-Marketing eine gro├če Bedeutung zu. Online-Shops, die auf die elektronische Warenbeschaffung setzen, k├Ânnen ihre Waren schneller einkaufen, so dass diese entsprechend auch schneller zum Verkauf stehen. Hinzu kommt, dass eine g├╝nstigere Warenbeschaffung den Online-Shops auch in Bezug auf die Preisgestaltung mehr Freiheit einr├Ąumt. Kann ein Anbieter niedrigere Preise offerieren, k├Ânnen diese gezielt beworben werden. So steigt nicht nur die Markenbekanntheit, sondern auch die Markenreichweite. Grunds├Ątzlich k├Ânnen die Inhaber von Online-Shops durch die Implementierung eines Shop-CMS sowie eines ERP-Systems differente Prozesse automatisieren. Hiedrurch kann man sowohl finanzielle als auch zeitliche Ressourcen eingesparen, und diese wiederum f├╝r Werbezwecke oder Personal nutzen.


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