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Content Management System (CMS)

Was ist ein Content Management System (CMS)?

Über ein Content Management System (CMS) werden Inhalte von Websites, Datenbanken und Publikationsplattformen verwaltet. Das Content Management System (CMS) ermöglicht es Nutzern, Redakteuren und Website-Inhabern gemeinsam auf redaktionelle Inhalte, Layout, Plugins usw. zuzugreifen. Ist das Content Management System (CMS) erst einmal eingerichtet, werden zur Bedienung nur minimale Programmierkenntnisse benötigt.

Definition und Nutzung

Um alte Inhalte zu verwalten und neue Inhalte hinzuzufügen, müssen Betreiber einer Website schnellen Zugriff auf die Unterseiten haben. Während bei alten Websites oft noch der gesamte Code verändert wurde, steht den Nutzern heute ein Content Management System (CMS) zur Verfügung. Die CMS-Oberfläche ist häufig ganz ohne, die Inhaltsverwaltung selbst, mit wenig Programmierkenntnissen bedienbar. So können Admins, Contentbetreuer und Redakteure gemeinsam an den Inhalten der Website oder Plattform arbeiten, ohne für jede Änderung einen Spezialisten hinzuziehen zu müssen.

Anbieter wie WordPress, Joomla! oder Dienste, mit denen durch wenige Klicks Websites erstellt und angepasst werden können, verfügen bereits über ein Content Management System (CMS), dessen Nutzung denkbar einfach ist. Unternehmen, die mit einem eigenen CMS arbeiten wollen, um ihre Websites zu verwalten, können ein Open Source CMS anpassen, oder durch ein Programmierteam ein eigenes CMS erstellen lassen. Solange jedoch nur die eigenen Websites und Plattformen verwaltet werden sollen, lohnt sich der massive Aufwand meist nicht. Einfach und kostengünstiger ist die Verwendung eines CMS basierend auf Joomla!, TYPO3 oder WordPress.

CMS erklärt am Beispiel WordPress

Eines der bekanntesten und Einsteiger-freundlichsten CM Systeme ist der Dienst WordPress. WordPress bietet die Möglichkeit, Websites und Blogs basierend auf vorgefertigten Themes in wenigen Minuten einzurichten. Dabei kann der Nutzer sich zwischen einer Installation des WordPress CMS auf dem eigenen Server oder der Nutzung des Onlinedienstes entscheiden. Der Onlinedienst speichert keinerlei Daten lokal, sondern nutzt dafür den von WordPress bereitgestellten kostenfreien Webspace. Gegen eine relativ geringe jährliche Gebühr kann die Website um Space erweitert, mit eigenen Layouts gestaltet und um viele wichtige Plugins erweitert werden. Domains lassen sich bei WordPress zur jährlichen Miete oder nach dem externen Kauf per DNS-Weiterleitung aktivieren. Weitere kostenpflichtige Funktionen lassen das Entfernen von Werbung und die Platzierung eigener Werbespaces über Google Adsense und andere Anbieter zu.

Eine WordPress Website, in die entsprechend viel Vorbereitung, professioneller Content und regelmäßige Pflege einfließen, lässt sich ohne weiteres von einer professionell erstellten Website mit eigenem Content Management System (CMS) nicht unterscheiden. Die Pflege der Inhalte erfolgt über einen WYSIWYG-Editor. Das Akronym WYSIWYG steht für “What you see is what you get”, also das Abbilden des Endergebnisses von Layout und Content direkt im Editor. Der Editor kann jedoch auch als HTML-Editor genutzt werden und ermöglicht das Einfügen von Medien, Textcontent und interaktiven Elementen. Sharingtools und andere Funktionen können den mit WordPress erstellten Posts und Seiten ganz einfach hinzugefügt werden. Die CMS Version, die selbst angepasst werden kann, ist deutlich umfangreicher als das Online-CMS.

Verschiedene CMS Varianten

Ein Content Management System (CMS) wird überall dort benötigt, wo Inhalte verwaltet werden. Technisch gesehen ist eine Onlinedatenbank ebenso mit einem CMS ausgestattet wie eine Website. Grundkenntnisse im Umgang mit dem Content Management System (CMS) erwerben Mitarbeiter in der Regel durch Schulungen oder intuitive Nutzung der Systeme im Alltag. Vorgefertigte Content Management Systeme sind dabei einfacher zu nutzen und zu erklären, als speziell für ein Unternehmen programmierte Systeme. Sie enthalten durch das Hinzufügen von Modulen zumeist auch alle Funktionen, die für die Arbeit mit den Inhalten benötigt werden.

Als Verwaltungstool können CMS-Systeme auch offline eingesetzt werden. Eine umfangreiche Adressdatenbank beispielsweise ist mit Formularen ausgestattet, in welche neue Datensätze eingegeben werden. Auch ein Hintergrund für “Wikis” ist meist eine Art Content Management System (CMS). Anbieter wie PBWorks haben das Anlegen von Datenbanken, die als Wiki freigeschaltet werden können für Leser, so weit vereinfacht, dass eine Einarbeitung über offizielle Tutorials vollkommen genügt, um eine umfangreiche Datenbank zu erstellen.

Zusammenarbeit in einem Content Management System (CMS)

Die Zusammenarbeit von Redakteuren, Admins, Moderatoren, Content-Zulieferern und Marketern über das CMS kann mit den bestehenden Open Source und lizenzierten Lösungen aufgeteilt nach Rechtevergaben geschehen. In der Praxis bedeutet die Einschränkung der Rechte, dass verschiedene Nutzergruppen angelegt werden, die auf verschiedene Bereiche Zugriff haben. So kann beispielsweise nur der Admin auf den Code der Seite oder Plattform zugreifen und nur das Webdesign-Team das Layout verändern. Autoren können neue Beiträge hinzufügen, aber nur die eigenen Inhalte verändern. Redakteure haben Schreib- und Editierrechte auf die Beiträge aller Autoren.

Arbeitet ein Marketingteam mit den verschiedenen Nutzergruppen zusammen, wird ihm oft die Kontrolle über die Werbewerkzeuge der Website gegeben. Bestehende Social Media Plugins können durch die Marketer kontrolliert werden. Auch der Einsatz von Moderatoren für Kommentarspalten ist möglich. All diese Nutzergruppen müssen jedoch von den Betreibern der Website vorangelegt werden, um schließlich Logins anzulegen, über die den Nutzern die Rechte zugewiesen werden. In WordPress und den anderen anfängerfreundlichen Content Management System (CMS) Lösungen ist diese Möglichkeit von Anfang an vorgesehen und mit wenigen Klicks einstellbar.

Fazit

Ein Content Management System (CMS) ist dann effektiv und nutzerfreundlich, wenn es die Arbeit mit den Inhalten, die auf einer programmierten Plattform eingepflegt werden, deutlich erleichtert. Wenn beispielsweise Datensätze über eine Maske eingegeben statt tabellarisch angelegt werden müssen, kann man von einem guten CMS sprechen. Bekannte CM-Systeme wie WordPress lassen auch einfaches Programmieren und Anlegen von Themes und Layouts zu und sich durch Module und Plugins ergänzen. Zu unterscheiden ist jedoch nach webbasierten und lokalen CMS-Lösungen.

Das CMS erleichtert neben der Arbeit an der Website, Datenbank oder Plattform auch die Arbeit im Unternehmen und innerhalb von Teams. Es ist jedoch meist einfacher, ein bestehendes CMS anzupassen, als eigene Lösungen programmieren zu lassen, die weniger Funktionen zu bieten haben oder zu Problemlösungen die Arbeitszeit eines Experten beanspruchen. Eine gute CMS Lösung bindet auch das Online Marketing Team in die Arbeit an der Website direkt ein oder teilt ihm Rechte in der Bearbeitung der Werbewerkzeuge der Website oder Plattform zu. Die Arbeit im CMS erfolgt über Editoren, Kategorien für Extras und die Arbeit an dem Theme / Layout, das über einfache oder umfangreiche Programmierung oder verschiebbare Elemente angepasst werden kann.

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